什麼是協會?

 

 

  協會(Association)來源於Associate,因此協會是由一定數量的具有相同利益、興趣的團體和個人聯合起來組成的機構或團體,大多是非牟利機構。在國內協會均由民政部門申請備案依法註冊成立,每個協會都有自己的章程、管理層和會員組織結構、活動範圍和頻率、職能和宗旨。

 

 

  那麼國際協會是什麼呢?簡單來說就是會員來自三個以上的國家的協會。在英文中,協會的形式不一定是以association出現的,還Federation, Union, Council, Alliance, Foundation, Group, Society, Academy, Organization, Institution, League, Coalition, Confederation, Network等十幾種之多。至於中文標書則有:學會、協會、聯盟、組織、學組及網路等。 

 

 

  國際組織和國際協會有什麼區別呢?國際組織一般而言是以國家、政府部門為會員加入的組織,比如聯合國以及下屬的機構。

 

 

協會的資金來源:

會員會費、捐款、展覽和廣告收入、贊助費等,需要通常需要對會員公佈財務報表(國內的協會一般還沒有這麼正規)。

 

 

協會的服務和職能:

交流和培訓、社交活動、行業規範和標準、協調各方關係、解決糾紛、資質和認證、行業資料庫。

 

 

協會的活動:

定期年會(每年,兩年,三年等)、展覽會、培訓會、交流會、發行出版物、特殊活動(節慶、賽事、遊行、罷工)。

 

 

協會的分類:

1. 團體會員協會:會員通常為法人、團體和組織,例如行業協會(Trade Association)、商會等,會員通常是一個行業內的公司、機構。

2. 個人會員協會:會員以具有相同興趣、愛好、訴求和職業共同點的自然人為主,譬如作家協會、醫師協會、勞工協會等,會展屆的MPI。結尾一般是:家、師、者、人、商等,這種協會一半是非牟利性,需要贊助。

 

 

  除此之外就是混合制的協會,既有機構會員又有個人會員。

 

 

什麼是協會會議?

 

 

  廣義的協會會議是泛指由協會組織的會議,例如年會、培訓會、專題研討會等。而狹義的協會會議則是根據ICCA的標準引申出來的定義,即:會議規模在50人以上,輪流在三個以上的國家定期舉辦的會議。由於符合這個定義的會議一般是國際協會,所以符合ICCA標準的會議又稱為國際協會會議。當然也有一些是公司會議,也符合ICCA的國際協會會議的特點,在世界各地輪流舉辦,也被ICCA收錄,例如SAP-TECH。

 

 

  而本文所說的國際協會會議的競會規則,就是針對與ICCA標準的會議的競會規則。因為只有輪流舉辦才有機會申辦,固定在一個地方的會議無所謂申辦了。

 

 

為什麼要競會?

 

 

  首先回答一個問題,那就是國際協會為什麼要輪流在世界各地舉辦會議?

 

 

  對於國際協會來說,輪流舉辦自己的年會有如下幾大好處:為各地會員提供同國際專家交流的機會,因為差旅成本高,輪流舉辦使得一些發展中國家有機會不用出國就能參加國際會議。傳播協會的使命和最新資訊,提升協會在各地的存在感和使命感。促進和本土的協會、會員、行業的交流與合作,吸引更多當地的會員加入該協會。

 

 

  那麼既然涉及輪流舉辦,就一定涉及競會,所謂競會就是幾個候選的城市向國際協會提出本地申辦該會議的意向,獲得批准。但是競會是一個費力的苦差事,需要付出承諾、人力、精力、物力和財力,為什麼要競會?

 

 

對於目的地而言,競會成功後可以:

為目的地增加會前會後遊旅遊收入;國際會議代表本身就是國際遊客。相關稅收收入;擴大服務業就業。目的地行銷推廣的機會,國際與會代表傳播目的地形象的好口碑。

 

 

對於本土主辦方而言,競會成功後可以:

由於多數國際協會的會議就是該領域的奧林匹克盛會,因此把這些會議拉到國內舉辦,提升該領域以及本目的地城市的聲望和地位,提升自己所在的領域的行業地位,促進自己和業界的交流與互信,提升自己的價值和水準。

 

 

誰來主導競會?

 

 

  一般而言,國際協會在不同國家和地區都有分會、會員和合作方。因此,競會通常由本地的會員以及國際協會在該國的分會來承擔,或者由本土的類似的合作機構、全國性的類似協會牽頭參與的,少部分的協會會議是PCO牽頭的,但是參與競標的成員就很多了。如果當地和這個國際協會沒有任何關聯和人脈資源,那麼通常而言不會到當地舉辦會議。由於1978年以後,我們的國門才打開,才有了國際合作與交流,這個時候國際協會才慢慢進入中國,到了本世紀初才出現了百花齊放的局面。1978年以前,國際協會的中國代表基本上是港澳臺的代表。

 

 

競會前的研究工作有哪些?

 

 

  在競會之前,必須對國際協會有一個充分的瞭解,知己知彼、百戰不殆,通常而言,是否知道如下資訊非常必要:

 

 

本地是否有會員?是否有競會意願?由誰牽頭競會?

會議的頻率:是幾年一次?過去幾年和未來在哪裡舉辦過會議,亞太地區或者中國是否已經在過去5年舉辦過該會議?

政治和敏感問題:是否存在臺灣問題、人權等問題?

輪辦機制:是否輪流舉辦還是隔年輪流舉辦?

下屆會議的競標時間Next open year,以及截止時間?

是否有現成的競標和預算要求,邀標書、RFP 等?

規模和人數、會議要求和價位:會議室,展覽場地,住宿,社會活動等;

是否需要竟會支援:特別是協調政府資源;

舉辦國交通和硬體設施是否滿足要求:

最理想的會議的舉辦時間:研究以前的舉辦時間,推薦本土的舉辦時間是否同期有大型活動或者同類型的會議……

場地是否有空:場地是否可以預訂,酒店成本如何……

以往的會議預算和本土的預算如何:協會有沒有盈虧目標?

競會的程式,在哪裡,什麼時間進行陳述?

總部的標準,決策程式和由誰來進行決策?人脈關係如何?

有哪些競爭者同時在競會?勝算如何?

 

 

競標的通用流程是什麼?

 

 

  競會是一個堅持不懈,勞神費力的工作,沒有激情和熱愛是不行滴。因此,通常而言,一旦確定了競標,就需要成立一個競標專案小組,制定相關的計畫。通常而言,一個標準的競會流程包括如下步驟(大同小異):

 

 

國際協會開放競標;

本地表達申辦意向;

評估風險和實力;

獲取競標說明書;

成立競標委員會;

競標方案;

遞交方案;

場地考察;

第一輪篩選;

第一輪篩選揭曉;

場地考察和商談;

候選人更新競標方案;

正式競標陳述;

確定最後贏家;

商談細節;

落實方案;

發佈競標結果;

給流標者進行回饋;

簽訂承辦協議;

 

 

合理的競標委員會成員和組織架構如何構成?

 

 

  成立了競標工作小組,得力的成員相當關鍵,而不僅僅是掛一個名,需要出人,出錢,出力,出人脈資源,通常而言,一個競標小組包含如下成員:

 

 

1.竟會發起人,本地協會主席:這是關鍵人物,通常是該領域的發言人、會議大2.使或者擔任協會職務的專家,竟會成功之後通常是大會主席。

3.相關學術領域的成員:該領域的年富力強,經驗豐富的代表或者學術新星。

4.會務公司的代表:會務公司參與策略、財務、標書和後勤工作。

5.會議場地方代表:來自於會議舉辦的場館,酒店或者會議中心,介紹和提供該場地的專業知識和服務。

6.會議或旅遊局代表:提供目的地資訊資料和宣傳品,參與目的地陳述,提供支持信和政府間協調和支持,承擔競爭力分析

7.官方航空公司代表:提供機票折扣優惠等旅行支援

8.贊助商代表:強有力的本土贊助商支持是竟會成功的有力支持,對於純學術會議來說贊助商事竟會成功的關鍵因素。

 

 

協會會考慮哪些選擇標準?

 

 

  競會的核心要點就是根據協會的要求來,逐一滿足,不需要花裡胡哨的另闢蹊徑,往往把協會提出的要求逐一滿足就可以了。但是一般而言,絕大多數協會會考慮以下四大要素:

 

 

1.後勤保障Logistical criteria:

2.財政目標Financial criteria:

3.協會的目標Internal association objectives :

4.情感因素Political/emotional criteria:

 

 

  以上幾點不再逐一展開了,也是怕限制了大家的思維。

 

 

競標過程中的主要決策人有哪些?

 

 

  競標成功與否一,究竟是誰說了算?每個協會的決策情況不一樣,但是通常就是如下幾種:

 

 

1.協會頭頭和重要人物說了算。

2.董事會、理事會成員或者執行委員會投票決定。

3.大會組委會決定下一屆的目的地。

4.協會分會的代表或由協會提名的代表表決

5.由各國家的代表投票,全體代表大會投票決定

6.全體代表通過網路投票

7.約定俗成按順序一個一個輪流舉辦,好比輪班,避免競爭

 

 

  注意,古今中外,感情因素很重要,畢竟人心都是肉長的,必要的時候以情動人。比如有的協會的主席的父母是猶太難民,在上海避過難,他本人在上海出生,那麼上海成功申辦這個大會的可能性極其高。

 

 

標書的製作注意事項

 

 

國際協會大多要求提供競會標書,因此按照bid Manual, RFP來製作標書(biding poposal)。今早地成立專案小組。

注意標書的deadline。

目前越來越多的協會採用電子標書,可以節省列印和國際快遞成本。

注意標書的形勢和內容,目錄清晰,邏輯清楚。

通過協會或者熟人找預算模版,預算是關鍵,提前做好功課,考察場地、分析預算。

贊助和支持提前落實。

 

 

總結

 

 

  總之,國際競會需要找到關鍵的key persons,需要專業的團隊、專業調研、跟蹤,專業的、特色的方案以及預算,保證盈利。最後,即便失敗了也沒有關係,也是一次關係行銷的機會。